Vertretungsplan auf der Homepage (How-to)

Über viele Monate wurde überlegt (und wieder verworfen) den Vertretungsplan der Schule online zu stellen. Aber es gibt – berechtigte – Bedenken bzgl. des Datenschutzes. Auf der anderen Seite den Wunsch vieler Kollegen nach unkomplizierten Lösungen.

Seit diesem Schuljahr haben wir eine Dependance, also eine Zweigstelle unserer Schule. Die Jahrgänge 5 und 6 werden in einem anderen Gebäude, etwa 15 Minuten Fußweg entfernt, unterrichtet. Viele Absprachen und Informationen sind nun noch aufwendiger zu verteilen, was die Hemmschwelle eines Vertretungsplanes auf der Homepage gesenkt hat.

Die Software UNTIS bietet ein Produkt an, mit dem man den Vertretungsplan online stellen kann. Der Preisliste zufolge würde die Software für unsere Schule einige Tausend Euro kosten. Bestimmt kann das Programm ganz viele tolle Dinge – aber Geld ist knapp. Alternativen sind werbefinanzierte Web-Auftritte. Auch da ist mir nicht ganz wohl.
Überdies: In jeder Schule gibt es ein oder zwei Kollegen, die für den Vertretungsplan verantwortlich sind. Bei ihnen melden sich Kollegen krank und sie haben die (undankbare) Aufgabe, andere Lehrer in die Lücken zu setzen. Bei all dem Stress haben sie wenig Kapazität, sich in ein neues System einzuarbeiten, nur weil man damit den Plan online stellen kann. Den eine Vertretungsplan-Software haben wir natürlich schon.

Also wie immer im Leben: Es muss bezahlbar bleiben und darf keine frikelige Bastellösung.

Mit einem Kollegen habe ich folgende, einfache Lösung ausgearbeitet, die evtl. für die ein oder andere Schule interessant sein mag:

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Das Vertretungsplanprogramm kann den aktuellen Vertretungsplan exportieren. Das Format ist ziemlich egal. Der aktuelle Plan wird jedesmal in den Ordner “HP Plan” exportiert und dort gespeichert.
Ein Synchronisationstool beobachtet diesen Ordner – wenn sich dort etwas ändern, dann kopiert es den neuen Plan via ftp auf den Server der Homepage. (Jede Homepage liegt irgendwo auf einem Computer und bietet via ftp-Client Zugriff. Das ist sozusagen das Äquivalent zum Windows-Explorer.)

Unsere Schulhomepage ist mit WordPress aufgebaut. Hier gibt es die Möglichkeit, neue Seiten zu erstellen und diese mit einem Passwort zu schützen (so, wie die Downloads – Eltern/Schüler-Seite hier im Blog).
Auf einer solch geschützten Seite liegen also zwei Links die direkt zu den beiden Dateien “Vertretungsplan für heute” und für morgen führen.

Vorteil: Die Verantwortlichen für den Plan müssen nur auf den Knopf “exportieren” klicken, mehr Aufwand haben sie nicht.
Alle Kollegen können via Smartphone auf den aktuellen Plan zugreifen.

Kosten: 50 € für die Sync-Software. Alle Daten bleiben bei uns.

Denkt man das noch etwas weiter, bieten sich weitere günstige Möglichkeiten: In der Dependance kann ein billiger Computer aufgebaut werden. Ein Internetbrowser ruft den Vertretungsplan auf und wird via Erweiterung dazu genötigt, sich alle 5 Minuten zu aktualisieren. Schon kann ich überall den jeweils aktuellsten Vertretungsplan anwerfen, ohne dass ich auch nur einen Finger krümmen muss.

Ein bisschen cool ist das schon. Smiley

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12 Responses to Vertretungsplan auf der Homepage (How-to)

  1. M. says:

    Hi!

    Eine alternative Möglichkeit wäre, eine ownCloud zu installieren. Kostet dann gar nichts, muss dafür regelmäßig aktualisiert werden.

    Viele Grüße
    M.

  2. Peter says:

    „In der Dependance kann ein billiger Computer aufgebaut werden.“

    Klingt nach Raspberry Pi – auch super für den Informatik-Unterricht geeignet, lass doch die Schüler das Ding einrichten und aufbauen!

    „Ein Internetbrowser ruft den Vertretungsplan auf und wird via Erweiterung dazu genötigt, sich alle 5 Minuten zu aktualisieren.“

    Klingt nach Opera – Rechtsklick kauf die Seite -> Automatisch neu laden nach… -> Intervall einstellen. Nix Erweiterung! (-;

    „Schon kann ich überall den jeweils aktuellsten Vertretungsplan anwerfen, ohne dass ich auch nur einen Finger krümmen muss.“

    …wo es doch schon der AKTUELLE Plan tun würde… (-;

  3. Birte says:

    Und die Ironie ist – automatisches Updaten des Vertretungsplans via Untis ist etwas, was bei uns auch mal funktionierten kann – die letzte(n) Woche(n) musste das Update aber manuell ausgeführt werden, weil es irgendwo hakt. (Zum Glück nicht meine Baustelle.)

  4. Johannes says:

    Wir beamen den Plan aus Untis via DSB an die Bildschirme in der Schule und passwortheschützt auch auf die Handys/tablets der Lehrer und Schüler (getrennte Versionen). Das rockt.

  5. Manuel says:

    Diese Überlegungen hatten wir an unserer Schule auch
    Problem: Lehrer sollten nur ihren eigenen Vertretungsplan sehen können, ebenso Schüler nur den für Ihre Klasse. Manche Lehrer befürchten auch hier ein Problem mit Datenschutz. Man könnte sehen und Statistiken anlegen, wie oft man selbst krank war und wie viel Unterricht ausgefallen ist.
    Hierfür bräuchte man aber ein Benutzerverwaltungssystem, denn nur ein Passwort für alle könnte dies nicht lösen. Außerdem könnte sich so ein Passwort schnell rumsprechen, damit wäre der Vertretungsplan im Endeffekt doch wieder ungeschützt online.

    • Johannes says:

      Die Angst gab es auch. Die Schüler sehen einen Plan, der den fehlenden Lehrernamen nicht enthält, auch der Grund für den Ausfall sehen sie nicht.

  6. rhadamanthys says:

    Kann man mit rsync auch machen, kostet nichts, den startet man dann mittels cron halt alle 10 Minuten.

  7. Maik Riecken says:

    Solange es sich bei dem Plan um eine Datei handelt (z.B. ein PDF), greift der Passwortschutz von WordPress leider nicht, da er sich nur auf Datenbankinhalte beschränkt, d.h. du kannst die Site mit dem verlinkten Plan schützen, das eigentliche PDF nicht – probiere es mal aus und rufe den den Link des PDF direkt auf. Wenn das klappt, wird auch Google die Datei ohne Sperrung in der robots.txt indizieren :o(…

    Bei uns ist das ähnlich gelöst, nur verwenden wir eine schuiinterne Cloud eines Herstellers ( http://www.iserv.eu ) zur Dateiablage, die auch Dateien zu schützen vermag.

    Zu de Ängsten:
    Ich überlege gerade, für den Untis-Plan einen Parser zu schreiben, der statistisch den Ausfall in den jeweiligen Lerngruppen auswertet. So hat man eine bessere Grundlage, um z.B. über Beurlaubungen von KuK zu entscheiden oder überhaupt mitzubekommen, dass in Klasse x akuter Handlungsbedarf besteht. Da ist natürlich eine Riesenangst mit verbunden, weil dadurch ja schön aufbereitet vieles transparent würde, was man doch dann lieber nicht so gerne diskutiert hätte. Genau diese Überlegung hat jahrelang dafür gesorgt, den Plan nicht zu veröffentlichen – letztendlich können Eltern natürlich aber für ihre Klasse eh zählen und das crowden.

    Unser Plan enthält keine Kürzel und keine Namen der abwesenden Lehrkräfte. Auch bei Vertretungen wird nur das Fach benannt, welches ausgebracht wird. Damit gibt es keine personenbezogenen Daten mehr – trotz Passwortschutz.

    Gruß,

    Maik

  8. Christian says:

    Hessische Schulen können ein sehr ähnlich ablaufendes System kostenlos nutzen und müssen dann nichts mehr selbst dazu basteln:
    1) Export aus dem Vertretungsplan-Programm,
    2) Dienst der das Exportverzeichnis überwacht und
    3) die Daten dann hochlädt,
    4) automatische Zerlegung der Daten online,
    5) personalisierte Vertretungsplan-Anzeige für jeden nach Login

    http://www.lanis-system.de/dein-vertretungsplan/

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