Anwesenheit in der Schule mit Excel festhalten

Excel ist mehr als nur eine große Tabelle: Geschickt eingesetzt erspart ein Tabellenkalkulationsprogramm jede Menge Zeit und Arbeit. Eine kleine Fingerübung in Zeiten von Fernunterricht, Schritt für Schritt erklärt.

Die Klassenbücher liegen in der Schule

Der Fernunterricht läuft an meiner Schule (der Gesamtschule Auf dem Schießberg) optimal – alle Schüler:innen verfügen über Tablets, es gibt keine Pioniergruppe von einzeln engagierten, sondern alle Kolleg:innen sind gleichermaßen in den Unterricht eingebunden.

Nun, da der Schulalltag auch abseits der Präsenz im Gebäude ideal organisiert ist, gibt es Raum und Platz für kleinere Stellschrauben: Nicht schwierig aber umständlich war die Protokollierung der Fehlstunden einzelner Kinder: Ohne ein physisches Klassenbuch stand immer wieder die Frage im Raum: „Fehlt der Jonathan nur in meiner Stunde, oder den ganzen Tag?“

Insellösungen in Sicht

In einigen Klassen wurden daraufhin eigene Excel-Tabellen entworfen, in anderen über den schuleigenen Messenger Gruppen mit allen unterrichtenden Kolleg:innen gegründet und wieder andere haben sich die Fehlstunden einzeln mitteilen lassen.

Das fordert mich zu einer kleinen Fingerübung mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel heraus. Mein Vorgehen lässt sich sicher auch mit „LibreOffice Calc“, „Apple Numbers“ oder „Google Tabellen“ realisieren – aber ich kann gut mit Excel und die folgenden Screenshots beziehen sich auf die aktuelle Version aus Office 365.

Excel: Das ungeliebte Programm

Excel ist neben Word und PowerPoint das bekannteste Programm aus dem Office-Paket, aber sicherlich das unbeliebteste. Ich kenne nur nur eine Handvoll Menschen, die mit Excel wirklich umgehen können und – wie oft bei Dingen, die ich nicht kann – wurmt mich das und weckt in mir den Drang, das zu erlernen.

Googelt man nach Schulverwaltung und Excel findet sich eine Handvoll Vorschläge und Ideen, die mir jedoch alle nicht zusagen. Die Hürde liegt im Einstieg: So großartig die ein oder andere Tabelle ausgearbeitet sein mag – ihre Komplexität verhindert einen breiten Einsatz. In meiner Vorstellung muss meine Arbeit aber von einem Kollegium ohne steile Lernkurve anzuwenden sein. Function follows form gilt in diesem Fall.

Schritt 1: Zellen weißen und Namen

Zunächst fülle ich die ersten sechs Zeilen komplett mit weißer Farbe und belege sie groß mit der Klassenbezeichnung und den Namen aller Kinder der Klasse.

Hilfreich ist außerdem die Funktion, dicke Rahmenlinien um einzelne Zellen zu machen.

Schritt 2: Stundenplan & Fehlstunden

Darunter füge ich drei Zeilen ein: Für die entschuldigten Fehlstunden, die unentschuldigten Fehlstunden und die Summe aus beiden. Sie werden passend unter jedem Schülernamen mit der Excel-Funktion „=Zählenwenn()“ automatisch gezählt.

Darunter dann der Stundenplan. Für jeden Tag 7 Stunden eingeplant und diese farblich und mit dicken Rändern voneinander getrennt. In den ersten Spalten für Wochentag und Datum die Zellen zu einem großen Feld verknüpft.

In Spalte C die Stundenzählung und in Spalte D dann der Stundenplan. In meinem Modell wird der händisch eingetragen – theoretisch gäbe es vielleicht auch eine Variante, aus unserem Stundenplanprogramm eine Excel-Tabelle zu importieren und sie hier einzufügen. Aber dazu reichen meine Kenntnisse nicht und soviel Arbeit ist das eintragen der Stunden nicht. Im Unterschied zu einem echten Klassenbuch kann ich in allen Folgewochen immer auf die erste Woche verweisen und die Einträge kopieren. Dadurch füllt sich die Stundenplan-Spalte D zu 90% von allein.

Bis zum ersten Schülernamen ist noch eine Spalte frei, in die man den Inhalt der Stunde eintragen kann.

In F11 folgt das erste Anwesenheitsfeld für einen Schüler. Über den Reiter Daten und den Befehl Datenprüfung kann ich die Eingabemöglichkeiten für das Feld beschränken. Sinnvoll sind hier drei Fälle:

• 0 für „Schüler anwesend“
• 1 für „Schüler fehlt“
• 2 für „Schüler fehlt entschuldigt“

Gibt man etwas anderes ein, poppt eine Fehlermeldung auf und fordert, sich an die Regeln zu halten.

Weil man sich 0, 1 und 2 schlecht merken kann und das in der Übersicht arg suboptimal ist, kann man in Excel über den Reiter Start  – Bedingte Formatierung einstellen, welcher Symbolsatz in einer Zelle gelten soll:

Ich habe mich für grünes Häkchen („Schüler da“), rote Flagge („Obacht! Fehlt!“) und gelbes Ausrufezeichen („Fehlt! Aber entschuldigt!“) entschieden. In der Praxis sieht das nun so aus:

Auf den ersten Blick sieht man die Anwesenheiten (grün) und auch, dass der erste Schüler ab Mittwoch entschuldigt fehlt. Außerdem scheint eine Gruppe von Schülern regelmäßig die erste Stunde zu verschlafen. Oben werden die entschuldigten Fehlstunden für den Schüler in Spalte F nun mit dem Excel-Befehl „=ZÄHLENWENN(F11:F2045;“2″)“ zusammengezählt. Die unentschuldigten Fehlstunden dann mit „=ZÄHLENWENN(F11:F2045;“1″)“. Beide zusammen in Zelle F7 mit „=F8+F9“

Schreibschutz

Diese Exceltabelle zur Sammlung der Fehlstunden ist nun recht simpel aufgebaut, dafür gelingt der Einstieg auch Anfängern. Um zu verhindern, dass jemand versehentlich Daten löscht (das passiert gerade in Excel sehr leicht), habe ich die meisten Felder über Start – Ausrichtung mit einem Schreibschutz versehen. Nun können nur noch Namen der Schüler, Stundenplan und die Fehlstunden verändert werden.

Ausblick und Schwächen

Das ganze ist bis jetzt erst einmal eine Spielerei – aber eine, die den Klassenlehrer:innen das Hinterherlaufen der Fehlstunden ersparen könnte. Weil meine Fähigkeiten in Excel begrenzt sind und ich auch auf Rückmeldung warte, habe ich zwei Funktionen bisher außer acht gelassen, die sich langfristig als sinnvoll erweisen könnten:

Wenn ich ein vorgelagertes Tabellenblatt mit allen Schülernamen hätte, könnte ich die Klassentabellen mit dem Befehl =SVerweis so gestalten, dass sie automatisch mit den korrekten Namen gefüllt werden. Das ist nicht so schwer.

Herausfordernder – und ich habe noch keine Lösung dafür – ist die Einbindung von Kursen: Solange alle Schüler:innen im Klassenverband sitzen, ist das Abhaken der Fehlstunden trivial. Was aber ist bspw. mit meinem Wahlpflichtkurs Technik? Da sitzen Kinder aus den Klassen a bis d zusammen. So muss ich für fehlende Kinder im Zweifel vier Klassen durchsuchen. Das muss eleganter gehen mit verknüpften Zellen: Wird der Schüler im Technikkurs als fehlend markiert, fehlt er auch in der Klassenübersicht.

Download

Aber das ist Zukunftsmusik. Die Excel-Tabelle für die Anwesenheit gibt es hier zum Download. Das Passwort für die schreibgeschützten Bereiche lautet 1234.