Vertretungsplan auf der Homepage (How-to)

Über viele Monate wurde überlegt (und wieder verworfen) den Vertretungsplan der Schule online zu stellen. Aber es gibt – berechtigte – Bedenken bzgl. des Datenschutzes. Auf der anderen Seite den Wunsch vieler Kollegen nach unkomplizierten Lösungen.

Seit diesem Schuljahr haben wir eine Dependance, also eine Zweigstelle unserer Schule. Die Jahrgänge 5 und 6 werden in einem anderen Gebäude, etwa 15 Minuten Fußweg entfernt, unterrichtet. Viele Absprachen und Informationen sind nun noch aufwendiger zu verteilen, was die Hemmschwelle eines Vertretungsplanes auf der Homepage gesenkt hat.

Die Software UNTIS bietet ein Produkt an, mit dem man den Vertretungsplan online stellen kann. Der Preisliste zufolge würde die Software für unsere Schule einige Tausend Euro kosten. Bestimmt kann das Programm ganz viele tolle Dinge – aber Geld ist knapp. Alternativen sind werbefinanzierte Web-Auftritte. Auch da ist mir nicht ganz wohl.
Überdies: In jeder Schule gibt es ein oder zwei Kollegen, die für den Vertretungsplan verantwortlich sind. Bei ihnen melden sich Kollegen krank und sie haben die (undankbare) Aufgabe, andere Lehrer in die Lücken zu setzen. Bei all dem Stress haben sie wenig Kapazität, sich in ein neues System einzuarbeiten, nur weil man damit den Plan online stellen kann. Den eine Vertretungsplan-Software haben wir natürlich schon.

Also wie immer im Leben: Es muss bezahlbar bleiben und darf keine frikelige Bastellösung.

Mit einem Kollegen habe ich folgende, einfache Lösung ausgearbeitet, die evtl. für die ein oder andere Schule interessant sein mag:

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Das Vertretungsplanprogramm kann den aktuellen Vertretungsplan exportieren. Das Format ist ziemlich egal. Der aktuelle Plan wird jedesmal in den Ordner “HP Plan” exportiert und dort gespeichert.
Ein Synchronisationstool beobachtet diesen Ordner – wenn sich dort etwas ändern, dann kopiert es den neuen Plan via ftp auf den Server der Homepage. (Jede Homepage liegt irgendwo auf einem Computer und bietet via ftp-Client Zugriff. Das ist sozusagen das Äquivalent zum Windows-Explorer.)

Unsere Schulhomepage ist mit WordPress aufgebaut. Hier gibt es die Möglichkeit, neue Seiten zu erstellen und diese mit einem Passwort zu schützen (so, wie die Downloads – Eltern/Schüler-Seite hier im Blog).
Auf einer solch geschützten Seite liegen also zwei Links die direkt zu den beiden Dateien “Vertretungsplan für heute” und für morgen führen.

Vorteil: Die Verantwortlichen für den Plan müssen nur auf den Knopf “exportieren” klicken, mehr Aufwand haben sie nicht.
Alle Kollegen können via Smartphone auf den aktuellen Plan zugreifen.

Kosten: 50 € für die Sync-Software. Alle Daten bleiben bei uns.

Denkt man das noch etwas weiter, bieten sich weitere günstige Möglichkeiten: In der Dependance kann ein billiger Computer aufgebaut werden. Ein Internetbrowser ruft den Vertretungsplan auf und wird via Erweiterung dazu genötigt, sich alle 5 Minuten zu aktualisieren. Schon kann ich überall den jeweils aktuellsten Vertretungsplan anwerfen, ohne dass ich auch nur einen Finger krümmen muss.

Ein bisschen cool ist das schon. Smiley

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